线上办公不像线下，很多同事你没法立刻见得到，很多沟通和协同无法通过“频繁”的沟通来完成。而线上开会，也不像办公室里那样，大家可以随时在黑板上写写画画交流想法，所以很容易在沟通+信息同步方面变得很低效。

为了解决这个问题，我们的方法是用文档替代开会。

我们要求：对于所有的复杂项目或议题，但凡需要周知+同步的人超过3方，必须沉淀为文档。且优先通过文档进行信息同步，而不是会议。

相反，只有文档看过后还存在争议或者没有同步清楚的信息，我们再进行开会。

用文档替代会议之后，不仅大家对于项目的思考更加极致且清晰，并且，沟通成本大幅下降，信息同步也更加顺畅。

你可能会问，大家的文档如果写得不好怎么办？

对此，我们的经验和建议是——

1.要学会用好各种模板。

比如在三节课公司内部，我们有关于一个项目立项的模板、关于对一个复杂议题进行思考和讨论的模板、一个岗位进行工作复盘的模板……等等。这些常见模板可以保证大部分团队同学可以很快在文档信息沉淀方面上手，提升团队协同效率。

2.做好表率。

作为团队Leader甚至老板，只要做好表率，比如自己先做一个比较完整清晰的文档同步给大家，让大家感受到通过文档进行信息同步的好处。大家只要尝到甜头后，使用文档的动机迅速就会提升。

如果“不会做”的障碍+“没有动机做”的障碍都解决了，剩下的，作为管理者你只需要提要求、做好赏罚就好。

如何避免“低效会议太多”成为降低团队效能的杀手？

就我们所知，部分公司在远程协同期间经常会遇到的一大问题就是：参与的低效会议太多，导致团队战斗力+沟通效率严重受到影响。

而更痛苦的是，这些会议当中的一大部分，往往其实需要你参与讨论+知晓的，也就5-10分钟的内容，你却必须在其中驻留1个多小时。这种情况，其实在线下实体办公时就大量存在着。

线上办公，沟通不便利，如果还继续用会议进行沟通，大量的时间就会被浪费。对此，我们在内部通过一个小办法在极大程度上解决了这一问题。

我们要求，全体内部成员，但凡是对于那种只要2-3句话，5分钟内就能聊清楚的话题，请全部通过文档进行异步讨论，而不是召集会议同步讨论。

比如，我们只需要把文档、Todo事项和要交流讨论的话题列举清楚，然后艾特相关同事，然后把文档链接发给对方，等他们有空时再回复我们或进行确认就可以了。

根据我们没那么精确的统计，这样一个小小的行动大约就帮助我们内部减少了40%的会议数量，且让几乎所有人都觉得很积极很开心。

中高层管理者如何在没有大量会议的情况下保证业务顺利运转？

就我们所知，有相当一部分企业中高层管理者，在远程协作办公期间会感觉“缺少管理抓手”，不知道一线业务情况如何，也比较缺乏安全感。为此，他们会不断发起很多沟通和会议，了解情况，尽力推动业务。

但事实上，这样的状态不仅让管理者变得很低效，对一线来说也未必是好事。因为老板三天两头就要发起沟通，一线会变得特别谨慎，但凡老板没有确认没有沟通过的事情都很难得到有效推进。

在三节课团队已有的实践里，我们相信，在远程协同办公状态下，这对于一个中高层管理者，在整个团队的目标管理和业务驱动方面，是成本最低的方式。

首先，“三板斧”的基本指导思想，是“敏捷+迭代”思维。我们要求自己和团队都保持一个很敏捷的节奏感，以周为单位来制定计划+阶段性目标，并按周为单位对于一些行动计划进行调整和迭代。

在这样的指导思想下，我们的“三板斧”是：

1.每周一上午前，作为管理者，你要给出你所负责的业务单元的周目标，并要求所有下级团队也提交他们的周目标，且，他们提交的周目标，必须与你的整体周目标直接相关，没有偏移。（大部分时候直接通过文档同步，少部分时候需要开会）

2.每周三或周四，请下级团队的所有成员都要进行一次周中目标达成情况回顾，告知所有核心工作的进展和风险。（都通过文档进行同步，少量问题会单独会议沟通+讨论）

3.每周五和周六，则举行整个团队内的周工作Review会议，通过会议确认一周以来的进展，并就一些核心问题进行讨论。借由讨论，也提出下周在团队内需要重点关注的问题，进而推导迭代出下周的一些工作方向+计划。

这样实践的效果是：一个CEO或一个事业部的老大，在一个礼拜，可能只需要2-3次核心会议，就能保证做好整个团队的目标管理，并确保业务进展顺利。从而也能让中高层管理者远离大量低效的会议沟通，把时间聚焦在最重要的思考和决策上。

最后，依旧要强调的是，在我们的远程协作实践当中，最关键的，还是开头所说的：一定要学会用好文档。

三节课在调研了阿里、头条、腾讯等多家知名企业后，结合自身的经验，总结了非常多关于企业远程办公实践的一些常见问题和应对方法。除《2020企业远程办公宝典》外，还形成了一个长达120页的资料包。这其中的思路和管理方法，可能不仅仅适用于远程协作办公期间，也许可以长期赋能于你的团队效能提升的核心管理思路和方法。

除了上面提到的很多问题，这份资料包中可能会给到你参考和帮助的信息还包括：

如何确保团队员工在远程协作期间的个体工作状态和战斗力？

如何做好线上的远程员工入职和工作交接？

如何要求Leader们在线做好任务拆解，极大提升管理效率和效能？

如何通过会议模板实现线上高效开会？

如何组织企业关键信息资料库，确保很多关键信息不会重复被不同人询问，提高组织沟通效率？

如何防备线上远程协同办公期间可能会出现的“信息大爆炸”？

如何选择更适合你自己的线上远程协同方案？

如果你正好是一名面临着类似问题的管理者或创业者，可以扫描下方二维码，联系顾问，免费获得。